3S İnsan Kaynakları Eğitim ve Yönetim Danışmanlığı



BİR AİLE ŞİRKETİ BİR DANIŞMAN


 
BİR AİLE ŞİRKETİ, BİR DANIŞMAN
(DEĞİŞMEYİ İSTEMEYİ SEVMEK!)
 
 
 
Erken kalkacağı için gece uyumamıştı. Uçakta hafifçe daldı. Hostesin anonsuyla toparlandı. Ilık bir sonbahar gününde ulaştı şehre. Havaalanının çıkışında gözü karşılamaya gelenleri aradı. Kalabalığın arasında elinde ismi yazılı panoyu tutan takım elbiseli orta yaşlı adama doğru yürüdü. Göz göze geldiler. Selamlama ve kısa tanışma sonrası elindeki valizi kapıp yolu gösterdi. Makam arabasına doğru kısa bir yürüyüş yaptılar. Arabanın hemen önünde özenle seçilmiş profesyonel giyimiyle  genç bir kadın bekliyordu. Yönetim Kurulu Başkanının özel asistanı olduğunu söylerken sıcak bir hoş geldiniz diyerek elini uzattı. Makam şoförü kapıyı açarak içeri davet etti. Lüks arabanın arka koltuğunda yok yoktu. İçecekler, atıştırmalık, şehir gazeteleri, sektör dergileri, küçük ekranda yerel TV yayını. Makam şoförü bir daha konuşmadı. Asistan şehre ilk kez geldiğini öğrendiği misafirine günün programından bahsetti, yol boyunca çevreyi tanıttı.

Kendisine daha önce danışmanlık hizmeti almış bir sanayiciden  ulaşmışlardı. Çevrim içi görüşme sonrası davet edilmişti. WEB sitesinden her şey çok güzel görünüyordu. Bölgesel istatistiklerde de hatırı sayılır bir noktadaydı. İnanılmaz derecede  bir başarı öyküsü vardı şirketler grubunun.  Belli ki yatay ve dikey büyümeyle geldikleri noktada bazı sorunlar yaşıyorlardı. Aile şirketi olarak da yaşadıkları sorunları tahmin etmek çok da zor değildi. Bakalım nelerle karşılaşacaktı?

Araba sanayi bölgesinde dev tesislerin arasından çok sık aralıkla döşenmiş yüksek kasislerde hafifçe zıplayarak geçerken varış noktasına gelindi.  Güvenlik kontrolündeki bir kapıdan içeride  genel merkezin ana girişinde durdu. Kapı açılır açılmaz YK Başkanı ve yanında şirket ortaklarından olan iki kişi karşıladı. Danışmanımız diyerek tanıtıldı, el sıkışıldı. Başkan geniş bir alana yayılmış  uzay tavanlı devasa binaları işaret ederek “Hocam buralar sizi bekliyor”. Danışman gülümseyerek merak ettiğini belirtti. Faaliyet alanının girişinde dikili  totem “Biz en büyüğüz!” diye bağırıyordu adeta…

Sekiz katlı binanın kırmızı halı kaplı çok basamaklı merdivenlerinden çıkılarak döner kapıdan geçildi. Giriş ve karşılama bölümünün mükemmel olduğunu fark etti. Tavandan aşağı sallanan bir avize hemen dikkat çekiyor, beyaz granit kaplı zemin, envaiçeşit balıklarla dolu dev bir akvaryum, seramik kaplamalı resepsiyon bankosu, iki aynı giyimli resepsiyon görevlisi, şirket logoları, camekanın raflarında şiltler, dev posterler, salon bitkileri, kupalar ilk imajı güçlendirmeye devam ediyordu. İyi bir iç mimarın elinin değdiği belliydi. Akıllı bir bina olduğuna da kuşku yoktu. Asansörle giriş katının hemen üstündeki asma katta bulunan YK başkanının odasına geçildi. İçerisi bir ofisten ziyade ışıltılı kristallerle, adam boyu Çin vazolarıyla, altın varaklı kaplamalı duvar süsleriyle yabancı elçilerin kabul edildiği Topkapı Sarayının Arz odasını andırıyordu. Oturduğunuzda içine gömülerek kaybolunan koltuk ve kanepeler bu şaşaalı görüntüyü tamamlıyordu. Zenginlik şirketin her yerinden akıyordu…

Çay kahve ikramları sonrası Genel Müdür ve tüm YK üyeleri sırayla odaya geldiler. Dikdörtgen, büyük cam masanın etrafında toplanıldı. YK başkanı Danışmanı masa başına davet etti ama Danışman teşekkür ederek başkanın sağ tarafındaki koltukta oturmak istediğini söyledi. Katılımcılar sırayla hoş geldin diyerek kendilerini tanıttı.
Şirketin büyümesi, organizasyon yapısındaki sorunlar, görev, yetki ve sorumluk dağılımı, aile üyelerinin, çocukların  şirkete katılımları, eskilerin yeni üyelerle uyumu, dijital dönüşüm, personel devir hızı, İnsan Kaynakları, Performans Sistemi vb. Tahmin ettiği gibiydi her şey. Ama derinde karşılaşacaklarıydı merak ettiği.

Tüm aile şirketlerinin de  yaşadığı kopya sorunlardan bahsedildi. Danışman herkesi dinledi. Notlar aldı. Şirketin üst yönetiminde ikinci kuşak kardeşler ve amcalar yer alırken onların çocukları,  kuzenler, kuzen çocukları ikinci halkaya yerleşmişler. Başkanın asistanı konuşmaları dinlerken önündeki deftere bir şeyler yazıyordu.
Bu çalışma ziyaretinden ülkenin benzer şirketlerindeki gibi başarı, başarısızlık, açmazlar ve çıkmazlarla dolu hikayelerden bir kitap yazılabilirdi. Danışman bir hafta kadar araştırma, inceleme ve gözlem yaptı. Kâh yürüyerek kâh golf arabalarıyla  tüm fabrikaları gezdi. Telefonunda ortalama 15.000 adım kayıtları vardı. Genel merkezde toplantı salonları, yemekhane, YK üyelerinin tercihine göre dekore edilmiş odalar göz kamaştırıcıydı. Bir eğitim salonu yoktu. Sinema salonu gibi düzenlenmiş oda geniş katılımlı toplantılar içinmiş. Fabrikalarda mavi yakalılar için en iyi yer yemekhaneydi. Tüm alanlar üretim için ayrılmış, mola mekanlarında ise çok cimri davranılmıştı. Ön inceleme bulgularını her günün sonunda yorgunluktan bitkin halde kaldığı lüks oteldeki odasında bilgisayarına işledi.

Buzdağının görünen yüzünde son derece parlak, endüstriyel pazarda bölgesel marka olmuş ihracatçı bir şirket vardı. Çağdaş görünümlü olmasına rağmen gerçekte hızla ve hormonlu bir büyüme yaşanmış ama organizasyon yapısı bu büyümenin gerisinde kalmıştı. Nitelikli çalışanlar istihdam edilmemiş. Yönetmeliklerin olmadığı, görevlerin tanımlanmadığı, planlamalardan yoksun klasik fonksiyonel yapının bile gelişmediği yalnızca finansal ve muhasebenin göreceli olarak bir bölüm görüntüsünde olduğu anlaşılıyordu. Şirket DNA’sında o kadar çok eksik parça vardı ki…Bol miktarda rastlanan türden olup, yürüyüp giderken organizasyonla ilgili gerekleri unutmuş,  ergenliği aşamamış şirketlerden biri daha karşısına çıkmıştı. Buzdağının altında görülemeyen bu kısımdı asıl yol haritasını belirleyecek olan.
Bu bölümü daha fazla uzatmadan sadede gelmek gerekiyor.

Yeniden yapılanmaya şiddetle ihtiyacı olan, her şeyi biçimsel olarak ustaca kopyalamış ancak içselleştirmemiş bir şirkete ayna tutmak gerekiyordu.
Aile anayasası gereğinden  söz ediliyor, kadınlar ve kız çocukları bu metnin dışında tutuluyordu. Bir yandan dijital dönüşümden söz ediliyor, son teknoloji bilgisayarlar ofis masalarını süslüyor,  öte yandan üretim yönetiminde yazılımlar bunları doğru dürüst kullanamayanlar nedeniyle işlevsiz hale gelmiş. Raporlama, yazışma ve toplantı kültürü yerleştirememiş  yöneticiler, ofis programlarını kullanmasını bilmeyen kadrolar. İşin acı tarafı şirkette görev almak için hazırlanmamış, sosyal medya canavarı, elinden telefonları düşürmeyen önemli görevler verilen çocuklar, yurt dışında  eğitim gördükten sonra ailenin yönetimini beğenmediği halde mahalle baskısıyla şirkete gelip-giden okumuşlar, bunlarla çatışan okumamışlar, kuşaklar arası  uzlaşmazlık nedeniyle çözümlenemez duruma gelmiş kangren olmuş konular, kritik görevlere gelerek pozisyona yapışmış, yerinden kalkmayacak onun köylüsü, bunun askerlik arkadaşı, diğerinin komşusu kadrolar. Bir de bakıyorsunuz iyi giden satışlar ve pazarda konumlanmış ürün portföyü. Hâl böyleyken nereden akıllarına gelir danışmanlık alma fikri diye düşünmeden edemedi Danışman.

YK üyelerinin hepsi buzdağının görünen yüzüne sığınarak dijital dönüşümü dijitalleşme uygulamalarına sahip olmak şeklinde  kavramıştı. Üretim hatlarında robot teknolojileri, muhasebe, malzeme ve kaynak planlama yazılımları ve  otomasyona rağmen atölye döneminden kalma alışkanlıklarıyla, o dönemden kalma kadrolarıyla biçimsel olarak mükemmel işler yapıldığı düşünülüyordu. Pazardaki başarıları, ihracat hedefleri bu anlayışın en büyük referansıydı.  Bu nedenle hak vermemek elde değildi. İçeride ne olursa olsun dışarıda işler iyi gidiyordu.
Danışman öncelikle üst orta ve alt kademe yöneticileri kapsayan bir program önerdi. Uzun soluklu bir hizmet vermek yerine sürecin kuruluş olmayla başlayan kurumsallaşmaya giden yol haritasını altı ay içinde çizmeyi teklif etti. Amacı üst yönetimin gerçekten rahatlık bölgelerinden çıkmayı isteyip istemedikleriyle yüzleşmelerini sağlamaktı. Ön inceleme raporunu YK üyelerine sundu. Ertesi gün projeye başlama kararı verildi. Herkeste bir heyecan bir heyecan… Bu iyi bir şeydi. Danışmana ve ekibine her türlü kolaylık sağlandı. Aylara dağıtılmış esnek ziyaret programları hazırlandı.

Danışman hazırlıklarını tamamlayarak 10 gün içinde şehre yeniden geldi ve  iki yardımcısıyla kolları sıvadı. Yüz yüze toplantılar, ikili çevrimiçi ve telefon görüşmeleri, bölüm toplantıları, salon içi ve uzaktan eğitimler, faaliyet süreçlerinin genel incelemesi, şirket kültürü, çalışan profili gibi birçok konu yazılı hale getirildi. Altı ay boyunca  danışman ve ekibi sayısız görüşmeler ve gözlem yaptı. Şirketle bağlantılı, karar noktasında olan herkesle görüşüldü. O parlak, kurumsalmış gibi görüntülerin ardındaki ahbap çavuş ilişkileri, olmayan ast-üst ilişkileri, hesap sorma-verme gibi benzeri mekanizmalarının çalışmadığı dünya ve bunun sonuçları, şirketin verimsizlik noktaları ayrıntılarıyla belirlendi. Sonunda danışman şirketin içini dışını tanımlamış, yönetime ayna tutacak raporu tamamladı. Yönetim stratejileri, şirketin iç çevresi hakkında her şey tanımlanmıştı. Atılacak adımlar sadeleştirilerek ortaya konularak YK başkanına sunuldu.
Zihinsel dönüşümden uzak, günün işletmecilik felsefesini anlamamış, danışmanlık alan şirketlere öykünerek bu hizmet alımına giden, kurumsallaşmayı binlerce mavi yaka çalışanın, onlarca beyaz yakalının eğitilmesi ve değişmesi şeklinde algılayan bir şirket tepe yönetiminde  değişim ve gelişimin içeriden başlayarak dışa yansımasını sağlamak hiç de kolay olmayacaktı.

YK başkanı Danışmana ve ekibine teşekkür etti. Rapordaki tespitlerin YK toplantısında diğer üyelere sunumunu ise gerekli görmedi. Çekirdek kadrolarla raporu inceleme sonrası  yeni proje için kararlarını vereceklerini belirtti.

Bir hafta sonra Danışmanın telefonunda YK Başkanının çağrısı görünüyordu. Başkan üst yönetimin kendini nasıl değiştiremeyeceğini evire çevire anlattı. Aile geçmişinden özel örnekler verdi. Kurucu babanın değerlerinden, geleneklere bağlılığından söz etti. Projenin devamında aktif katılmadan yalnızca alt kademe ve çalışanlarla ilgili bir uygulamadan yana olduklarını söyledi. “Sen mavi yakaları ve bazı beyaz yakalıları değiştir yeter” dedi.
Ancak başkan, bırakınız Danışmanı, hiç kimsenin elinde değişmek istemeyenleri değiştirecek  sihirli bir değnek olmadığını bilmiyordu.İlham verici bir liderlikten çok uzaktaydılar.
 Danışman başkanı dinlerken aklından bir dizi soru geçiyordu. Şirketlerin bir dönemdeki başarı yolculuğunun bir iş modeline dönüşerek tüm zamanlar için referans alınması tuzağına düşüldüğünü bir kez daha görüyordu.  Yönetim Kurulu o güne gelene kadar ne yapıldıysa devam edilmesi gibi bir yanılgı içindeydi. Yalnızca değişmeyi istemeyi seviyorlardı. Danışmanlık hizmetini kendilerine dokunmadan sürdürmek istiyorlardı. Mevcut sorunlara yönelik çözüm önerilerinin  yazılı olarak bildirilmesi yeterli olacaktı. Gerisini kendileri halledecekti. Oysa dış çevre sürekli değişirken aynı iş modeliyle geleceğe yürümek üçüncü bir gözden yoksun olarak mümkün değildi.
Danışmanın görüşme bitmeden önce son sözleri şöyleydi:

“Her şey sizinle başlıyor. Siz yoksanız bu değişim ve dönüşüm olmaz! Her türlü teknolojiyi şirkete giydirebilirsiniz, dijitalleşebilirsiniz ama o teknolojiyi yaşamayı, örgütsel öğrenmeyi gerçekleştiremez, dijital dönüşüm yapamazsınız; şirket içi dinamikleri harekete geçiremezsiniz. Profesyonelleri şirkete çekmeniz ve orada tutmanız mümkün olmaz. Her aile şirketinin karşılaştığı aile içi yol ayırımına gelmeden umarım değişim ve dönüşüm liderliğini üstlenirsiniz. Sonuç alamayacağım bir projeye başlamak istemediğimi ve teklifimi geri çektiğimi söylemek isterim. Size kolay gelsin!”