Küçüğünden büyüğüne her ölçekteki şirketin girişim fikriyle başlayan kök hücresinde vizyon, misyon, değerler ve prensipler yatar. (Yandaki şekil insan kök hücresiyle şirket arasında benzerlik için kullanılmıştır. S.S)

Bu elbette geleceğe kalmak, pazarda uzun soluklu bir faaliyet dönemini hedefleyenler için geçerlidir. Vur-kaç anlayışındaki tüm girişimler için kök hücrenin her dokusunda paranın izleri vardır. Oysa pazara uzun vadeli bakanlar için "kazanmak" ürün ve hizmetlerin ödülü olarak gerçekleşir.

Kök hücre, yasal kuruluş sonrası oluşan işletme fonksiyonlarının birlikte tutarlı işleyişinin de temelidir. Ancak şirketin iç ve dış çevresiyle uyumunu sağlayan ve yapıştırıcı olan kök hücre kaynaklı kültürün günün koşullarına göre gelişme potansiyeli kurumsallaşma sürecine geçişte yeşil ışık yakar. Bu noktaya kadar, organizasyonun ete kemiğe bürünmesi, esnek-dinamik stratejiler geliştirmeyi öğrenmesi de kurumsallaşma yolculuğuna çıkmak demektir. Her şirket tüm organlarıyla genetik yapısını (iş ortamına ilişkin düzenler, esnetilebilen kurallar, dinamik organizasyon şemaları vb.) tasarlayarak kuruluş sürecini tamamladıktan sonra değişen koşullara hızlı biçimde adapte olmayı öğrendiğinde gelecek yolcusu olabilir.

Bu açıklamalardan sonra işletme kültürünün nasıl bir çalışan profili için zemin olacağına göz atabiliriz.

Şirket kültüründe iletişim dili büyük önem taşıyor. Yeni başlayanlar bunu, yazılı talimatlardan daha hızlı olarak, kıdemli çalışanlarda öğreniyor. Karşılama, telefon açılışı, sorun çözerken kullanılan sözcükler, ses tonu, yaygın vurgular, hitaplar, iş yapma şekli, kılık-kıyafet, raporlama, üst-ast ilişkileri, müşteri ilişkileri, biçimsel saygı davranışları, fiziki yerleşim, e-posta kullanma, iç yazışma, toplantılar vb. zamanla şirketin dile ilişkin normlarını oluşturuyor.

Özellikle şirket çalışanları arasındaki konuşma dilinde dikkatimi çeken sözcüklerin başında "sahada olmak ve yoğunluk" geliyor. Bu sözcükler 40 Haramiler" masalındaki hazinenin saklı olduğu mağaranın kapısını açan "Açıl susam açıl!" cümlesi gibi, kapıların sihirli anahtarıdır. Denetimi zayıf şirketlerde de farkında olmadıkları kara delikler oluşturur. Birkaç örnek bereyim...

Bazı şirketlerin üst yönetimleri. ofisine sık uğramayan (oturan boğa olmayan) saha denilen (üretim veya hizmet ortamı) alanda bulunan çalışanlarını çok severler. Arandığında "sahadayım" cevabı kulağa hoş gelen müzikal bir sözcüklerden biridir. Gelin görün ki ne yapıldığı, nasıl, yapıldığı, yapılanın ne kadar etkin olduğu, zaman kullanımını ölçecek araçlar da olmayınca kişinin orada ne yaptığı tam olarak bilinemez.. Çalışanlar (bunu gerçekten doğru yapanlar dışında) iş baskısından kurtuldukları bir can simidi olarak da "Saha"yı kullanabiliyorlar. Çay-kahve, sigara içmek, özel telefon görüşmeleri yapmak, dinlenmek için kaçış aracı olarak görülebiliyor. 

Böyle bir davranışın alışkanlık kazandığı bir şirkette çalışan performanslarıyla ilgili samimi özeleştiri eleştiri toplantıları yaptık. Aşırı iş yükü nedeniyle çalışanlar dinlenme fırsatı da bulamayınca "saha"yı kullandıklarını açıkladılar. Bu kadar sık "saha" kullanılmasına rağmen de sorunlar kendini tekrar ediyordu...Çözüm olarak yönetim, dinlendirme ve mola sürelerine özen göstermenin yanında denetim, işbaşı eğitimler ve geri bildirim alma-verme konusunu öne çıkararak sorunlarda azalmayı sağladı. Saha farkındalıkları da etkinlikleri de arttığı için çalışanlar daha mutlu oldu... Kazan-Kazan burada da işlemişti...

Öte yandan "Yoğunum " sözcüğü de sihirli bir ifade...Danışmanlık yaptığım bir şirkette satış ekipleriyle yapılan, "geçen haftanın değerlendirilmesi" toplantısına katılmıştım. Her Satış Danışmanı sorumlu olduğu bölgelerde uğradığı noktalar ve elde edilen sonuçlarla ilgili sunum yapıyordu. Hepsi ağızbirliği etmişçesine yoğun bir hafta geçirdiklerini özellikle vurguladılar. Eminim "yoğunum" sözcüğünü bir gün birisi kullandı ve diğerleri de onu kopyaladı. Neye göre ve nasıl bir yoğunluk yaşadıklarını merak ettim. Söz alarak sordum:

"Lütfen şirketten çıkışınızla birlikte uğradığınız noktalarla ilgili zaman çizelgesini yapar mısınız? Nereye ne zaman ulaştınız ve orada kiminle görüşerek ne kadar zaman harcadınız? Sırayla yazar mısınız?"

Görüldü ki hemen hepsi aslında öğlene kadar yaptıkları işi bitirip öğleden sonra devam ederek nokta sayısını ikiye katlayabilirlerdi. Örneğin birisi mesafe-görüşme süresi bağlamında 09.00 da şirketten ayrılarak aracıyla dört noktayı 11.30 da tamamlayabileceğini analiz sırasında belirledi. Oysa raporunda bütün gün için dört nokta diye geçiyordu. Gerçekten tüm gününü dolduran bir faaliyetti...Bunu kötü niyetle de yapmıyordu elbette...Sadece zaman farkındalığı yoktu. Bunun üzerine müzakere yapıldı. Sonunda nokta sayısının önemli olduğu ancak nitelikli ziyaret ve satışta etkinlik sağlamanın daha da önemli olduğu ortaya çıktı. Sonraki haftalarda bu toplantıların içeriği değişti ve hepsinin satış grafiği yükseldi ve uğranılan nokta sayısı arttı. Herkes kazandı...

Asıl soruyu sonraki hafta sordum? Yoğunluğunuz iki hafta öncesine göre nasıldı?

İletişim dilinde bir virüs etkisi yapan sözcüklere dikkat etmek gerekiyor...

Söz konusu şirkette referans alınacak bir yoğunluk tarifi yapıldı. Bu da yılbaşı öncesine denk düşüyordu. Konunun anlaşıldığı günden itibaren ekip, satış grafiklerinde zirve yapan sütuna ve sayısal değerlere göre işin yoğunluğunu tarif etmeyi öğrendi veya yalnızca satışları kıyaslamaya devam etti.

Bir başka şirkette de ofis masanızın üstü ne kadar karışıksa o kadar iş çıkardığınıza dair bir algı yerleşmişti...Yani "Dostlar alışverişte görsün!" sözü geçerliydi. Bunu keşfeden çalışanlar bütün hafta dağınık kalan masalarını hafta sonunda toplamayı alışkanlık haline getirmişti.

Bu durum hemen olmasa da ajanda yönetimi, dosyalama, zaman yönetimi vb. uygulamalı atölye çalışmaları ve sonrasında yapıcı eleştirilerle ve ilginç ödüllendirmelerle zamanla ortadan kaldırıldı.

Bu örnekler arasında en yaratıcı uygulamayı anlatmadan geçemeyeceğim...Ofiste çok zaman geçirmenin üst yönetimce  takdir  edildiği ve örnek olarak anlatıldığı bir şirkette durumu fark eden bir yönetici şirkete iki ceketle gelir. Ceketin birini makam koltuğunun arkasına asar diğerini giyerek  "sahaya", yani gezmeye, çıkar ...Üst yönetim ofisin önünden geçerken açık bırakılan kapıdan koltuğu ve ceketi görür. Ne düşünürler dersiniz? 

Yukarıdaki örneklerdeki gibi müdahale edilmeseydi, şirket çalışanı için ideal profile ilişkin bir kriter, kuruluş kültürü içinde yerleşecekti.

O halde ideal çalışanın kağıt üzerinde evrensel anlamdaki tanımı ne olursa olsun işin gerçek yüzü pratikte işletme kültüründe göreceli olarak ortaya çıkabiliyor.

Bu durum ideal yönetici tanımı için de geçerli. Önemli olan hizmet alanı, müşteriyle etkileşim düzeyi ve beklentilere denk düşen  en uygun profile ulaşmak ve geliştirmektir.

Şirket kültürüne ilişkin referanslar gözden geçirilerek çalışan profili için beklentiler anlamlı bir çerçeveye oturtulduğunda, geri bildirim alma-verme sağlıklı işlediğinde etkililik ve verimlilik adına çok şey kazanılır.

Değilse, her çalışanın,kendi ideal tanımını algıladığı ölçüde yapacağını söylemek bir kehanet olmaz...

Yorumlarınız için info@3sdanismanlik.com adresimize e-posta yollayabilirsiniz.